GmbH gründen in Deutschland 2026: was es kostet und wie es abläuft

Was zwischen dem Notartermin und dem ersten Euro auf dem Firmenkonto tatsächlich geschieht und warum die Bank der langsame Teil ist

Nach Deutschland geht man nicht wegen des Tempos oder der niedrigen Kosten. Man geht wegen des Marktes, wegen des Ansehens einer deutschen Gesellschaft bei Geschäftspartnern und Banken und wegen des Weges zum Aufenthaltstitel. Lautet der Auftrag nur „Ich brauche eine Gesellschaft in der Europäischen Union, um Rechnungen zu stellen“, verliert Deutschland bei Preis und Dauer gegen Estland, Zypern oder Portugal. Wollen Sie tatsächlich in Deutschland tätig sein, gibt es kaum eine Alternative.

GmbH, UG oder Zweigniederlassung

Drei Formen, drei verschiedene Aufgaben. Budget und Zweck entscheiden meist von selbst.

Offen gesagt zur UG: Auf dem Papier ist sie eine GmbH für einen Euro, in der Praxis bringt ein symbolisches Kapital eine Gesellschaft, der keine Bank ein Konto gibt und mit der kein ernsthafter Lieferant einen Vertrag schließt. Wer den Weg der UG geht, plant mindestens 5.000–15.000 Euro Kapital ein, sonst erkauft die Ersparnis ein Jahr Stillstand. Eine Zweigniederlassung umgeht das Kapital, verlangt aber übersetzte und legalisierte Unterlagen der gesamten Muttergesellschaft, und Haftung und Berichtspflichten bleiben bei der Mutter.

Stammkapital: 25.000 Euro und die Regel der Hälfte

Das gesetzliche Minimum für eine GmbH sind 25.000 Euro. Vor der Anmeldung zum Register muss nur die Hälfte eingezahlt sein: Auf jeden Geschäftsanteil ist mindestens ein Viertel zu leisten, und insgesamt müssen mindestens 12.500 Euro auf dem Konto der Gesellschaft liegen. Bei einem einzigen Gründer erwarten die Registergerichte in der Praxis genau diese 12.500 Euro.

Was Gründer oft spät entdecken: Die nicht eingezahlte Hälfte wird nicht erlassen, sie bleibt eine offene Verpflichtung des Gesellschafters. Sie kann jederzeit durch Gesellschafterbeschluss eingefordert werden, und in der Insolvenz fordert sie der Insolvenzverwalter ein. Behandeln Sie die zweite Hälfte als echtes Geld, das Sie noch schulden.

Das Kapital selbst ist kein verlorener Aufwand. Sobald die Gesellschaft eingetragen ist, ist es Betriebskapital und bezahlt Miete, Gehälter und Lieferanten. Deshalb steht es außerhalb unseres Honorars: Der Kunde zahlt es direkt auf das eigene Konto der Gesellschaft ein.

Wie die Gründung abläuft

Der Notar

Ein deutscher Notar beurkundet den Gesellschaftsvertrag und den Gründungsbeschluss. Es gibt zwei Formen: das Musterprotokoll, eine Standardvorlage, die günstiger ist, aber nur zu einfachen Gesellschaften mit bis zu drei Gesellschaftern und ohne eigene Regelungen passt, und den individuell entworfenen Gesellschaftsvertrag, der mehr kostet, aber Anteilsklassen, Beschränkungen der Übertragung und Vetorechte erlaubt.

Seit 2022 lässt sich eine GmbH online per Videokonferenz mit dem Notar gründen. Für die meisten unserer Kunden ist das nicht nutzbar: Die Identifizierung in diesem Verfahren verlangt einen deutschen elektronischen Ausweis oder einen Pass aus dem Europäischen Wirtschaftsraum mit lesbarem Chip. Pässe aus Drittstaaten nimmt das System nicht an. Es bleiben zwei gangbare Wege: persönlich zum Notar kommen oder über eine Vollmacht mit notariell beglaubigter Unterschrift und Apostille handeln, ausgestellt am eigenen Wohnort.

Konto und Einzahlung des Kapitals

Mit der Unterzeichnung der Urkunde besteht die Gesellschaft als GmbH in Gründung. Jetzt wird das Konto eröffnet, das Kapital überwiesen, und die Bank bestätigt den Eingang. Ohne diese Bestätigung meldet der Notar nicht zum Register an.

Handelsregister

Der Notar meldet beim Registergericht an. Die erste Eintragung im Handelsregister kostet 150 Euro (eine Zahlung an den Staat) und dazu rund 30 Euro für die Bekanntmachung. Die beschränkte Haftung gilt erst mit der Eintragung – bis dahin haften die Gründer persönlich.

Gewerbeanmeldung und Steuernummer

Es folgen die Anmeldung beim örtlichen Gewerbeamt (eine Gebühr der Gemeinde, meist 20–70 Euro), die Meldung der wirtschaftlich Berechtigten an das Transparenzregister und vor allem der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, der über das Portal ELSTER beim Finanzamt eingereicht wird. Aus diesem Fragebogen entstehen die Steuernummer der Gesellschaft und, soweit nötig, ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Realistisch sind drei bis sechs Wochen, bei Gesellschaften mit ausländischen Inhabern kommen aber regelmäßig Rückfragen, die es verlängern.

Fristen

Läuft alles glatt – Notar, Konto, Register, Finanzamt –, vergehen von der Unterschrift bis zur voll arbeitsfähigen Gesellschaft sechs bis zehn Wochen. Der Engpass ist immer derselbe: die Bank. Braucht das Konto einen zweiten oder dritten Anlauf, verdoppelt sich die Dauer ohne Mühe.

Geschäftsadresse

Im Register steht eine deutsche Adresse, an der Post tatsächlich zugestellt wird. Ein bloßer Briefkasten ist ein Problem: Kommen Briefe unzustellbar zurück, gerät die Gesellschaft schnell in Schwierigkeiten, bis hin zur Löschung der Eintragung von Amts wegen. Die Adresse bestimmt außerdem den Satz der Gewerbesteuer, und das ist kein Detail: Der Abstand im Land beträgt etwa zwei zu eins.

Das Bankkonto für Nichtansässige

Das ist der schwierige Teil, und wir sagen es vor der Auftragsbestätigung, nicht danach. Deutsche Banken sind vorsichtig. Die übliche Antwort an eine Gesellschaft mit einem wirtschaftlich Berechtigten aus einem Drittstaat, ohne ansässigen Geschäftsführer und ohne Geschäftspartner im Land ist eine höfliche Absage ohne Begründung. Sparkassen und Genossenschaftsbanken wollen meist einen Besuch in der Filiale und Belege für eine echte Verbindung zum Ort.

Was hilft: eine belegte Herkunft der Mittel, ein Geschäftsführer mit Wohnsitz oder zumindest tatsächlicher Anwesenheit im Land, eine Geschäftsbeschreibung ohne Kryptowerte, Glücksspiel und sanktionierte Waren und die Vorabklärung mit der Bank, bevor die Gesellschaft gegründet wird. Genau deshalb haben wir ein eigenes Paket mit Vorabzusage, die vorliegt, bevor Sie Geld für den Notar ausgeben. Wie wir vorgehen, steht auf unserer Seite Geschäftskonten in Deutschland.

Steuern

Auf dem Gewinn einer GmbH liegen drei Abgaben: die Körperschaftsteuer von 15 %, der Solidaritätszuschlag von 5,5 % auf diese Steuer (weitere 0,825 % des Gewinns) und die Gewerbesteuer der Gemeinde. Die Gewerbesteuer beträgt 3,5 % mal den örtlichen Hebesatz, die Gesamtlast hängt also von der Adresse ab.

Dividenden an eine in Deutschland ansässige Privatperson werden gesondert mit rund 26,4 % einschließlich Zuschlag besteuert. Bei Nichtansässigen senken Abkommen gegen Doppelbesteuerung den Abzug, die Entlastung muss aber vorab geregelt und kann nicht nach der Zahlung erstritten werden. Für die Planung wichtig: Die Körperschaftsteuer soll ab 2028 in jährlichen Schritten von einem Punkt von 15 % auf 10 % sinken. Für 2026 bleibt es bei 15 %. Sätze und Abzüge erklärt unser Ratgeber Steuern in Deutschland.

Buchführung, Abschluss und Prüfung

Eine GmbH führt doppelte Bücher, stellt einen Jahresabschluss auf und legt ihn im Unternehmensregister offen. Eine kleine Gesellschaft reicht eine verkürzte Fassung ein. Die gesetzliche Abschlussprüfung beginnt erst, wenn die Gesellschaft in zwei aufeinanderfolgenden Jahren mindestens zwei von drei Schwellen überschreitet: 7,5 Millionen Euro Bilanzsumme, 15 Millionen Euro Umsatz, 50 Beschäftigte im Durchschnitt. Anders gesagt: Fast keine neu gegründete GmbH wird geprüft.

Planen Sie die elektronische Rechnung gesondert ein. Deutsche Unternehmen müssen seit 2025 strukturierte elektronische Rechnungen empfangen können. Sie auszustellen wird 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz Pflicht und 2028 für alle. Eine bloße Bilddatei ohne eingebettete strukturierte Daten gilt nicht als elektronische Rechnung.

Aufenthaltstitel nach § 21

Eine GmbH gibt keinen Aufenthaltstitel. § 21 des Aufenthaltsgesetzes gewährt eine Aufenthaltserlaubnis für eine selbstständige Tätigkeit, wenn ein wirtschaftliches Interesse oder ein regionales Bedürfnis besteht, die Finanzierung durch Eigenkapital oder eine Kreditzusage gesichert ist und das Geschäftskonzept trägt. Seit 2012 steht im Gesetz weder eine feste Investitionssumme noch eine Zahl von Arbeitsplätzen, und die Entscheidung liegt tatsächlich im Ermessen: Die Behörden bewerten die Tragfähigkeit des Plans, Ihre unternehmerische Erfahrung und die Wirkung auf Beschäftigung und Innovation. Antragsteller über 45 müssen außerdem eine angemessene Altersversorgung nachweisen.

Die Erlaubnis gilt höchstens drei Jahre. Nach drei Jahren selbstständiger Tätigkeit mit einem Unternehmen, das sich tragfähig entwickelt, kann man die Niederlassungserlaubnis beantragen. Eine Klarstellung, die Verwirrung erspart: Nach deutschem Recht kann man Geschäftsführer einer GmbH sein und im Ausland leben, einen Aufenthaltstitel braucht man dafür nicht. Wer die Gesellschaft aber aus einem anderen Land führt, riskiert, dass der Ort der Geschäftsleitung dort liegt, und die steuerlichen Folgen im Ausland kosten meist mehr als die Ersparnis. Wie Gesellschaft und Status zusammenpassen, steht auf unserer Seite Aufenthaltstitel in Deutschland.

Was es bei uns kostet

Gesondert und zusätzlich zu unserem Honorar zu zahlen: das Stammkapital von 25.000 Euro, das der Kunde auf das eigene Konto der Gesellschaft überweist, mit mindestens 12.500 Euro vor der Anmeldung; die Gebühr für die Eintragung im Handelsregister von 150 Euro und die Bekanntmachung von rund 30 Euro (Zahlungen an den Staat); die Gewerbeanmeldung von 20–70 Euro (eine Zahlung an die Gemeinde); und die gesetzlichen Gebühren des Notars. Die laufende Buchführung wird nach der Zahl der Buchungen angeboten. Den vollen Umfang beschreibt unsere Seite Firmengründung in Deutschland.

Wann eine GmbH die falsche Antwort ist

Brauchen Sie nur ein Bankkonto in der Europäischen Union und eine Stelle, von der aus Sie Rechnungen schreiben, ist eine deutsche GmbH ein teurer, langsamer Weg zu einer einfachen Lösung. Planen Sie weder Anwesenheit noch Geschäft in Deutschland, sieht die Bank das und lehnt ab, und das Finanzamt fragt, wo die Gesellschaft tatsächlich geführt wird. Eine GmbH lohnt sich, wenn Sie deutsche Kunden, Beschäftigte, ein Lager, eine Lizenz oder einen Umzugsplan haben. Sonst ist es ehrlicher, die Alternativen zu prüfen, als für ein Ansehen zu zahlen, das Sie nie nutzen.

Häufige Fragen