Cara mendapat surat keterangan catatan kepolisian di Paraguay pada 2025

Apa itu surat keterangan catatan kepolisian?

Surat keterangan catatan kepolisian menegaskan apakah pemohon punya catatan pidana di Paraguay atau tidak. Dokumen ini menyatakan apakah basis data resmi memuat catatan hukuman, penangkapan, atau pelanggaran lain atas nama orang itu. Bahkan jika seseorang punya catatan, surat tetap diterbitkan: surat itu hanya mencerminkan catatan yang ada. Jika orang itu tidak pernah dihukum di Paraguay, surat menyatakan tidak ada catatan pidana.

Surat ini diterbitkan Kepolisian Nasional Paraguay lewat Departemen Identifikasinya. Untuk mendapatkannya, Anda bisa datang langsung ke kantor Departemen Identifikasi atau memakai portal layanan daring pemerintah. Surat ini memuat data pribadi pemohon (nama dan nomor dokumen identitas) serta catatan ada atau tidaknya catatan pidana per tanggal terbit. Surat dicetak di kertas kop resmi kepolisian dan ditandatangani pejabat berwenang.

Paraguay juga punya dokumen terkait, yaitu surat keterangan catatan pidana yang diterbitkan Mahkamah Agung. Surat dari Mahkamah Agung lebih merupakan catatan peradilan tentang hukuman, yang diperoleh lewat sistem pengadilan. Namun surat dari kepolisian umumnya dianggap sebagai surat keterangan lokal standar, karena bisa diterbitkan dengan cepat untuk keperluan sehari-hari.

Untuk apa surat keterangan catatan kepolisian dipakai?

Surat keterangan catatan kepolisian Paraguay dipakai untuk banyak keperluan. Surat ini bisa diminta instansi pemerintah maupun organisasi swasta setiap kali perlu memastikan nama baik seseorang dan tidak adanya catatan pidana. Situasi utama ketika Anda mungkin butuh dokumen ini dijelaskan di bawah:

• Pekerjaan. Saat merekrut, terutama untuk jabatan di pemerintahan atau keamanan, pemberi kerja bisa meminta calon karyawan menyerahkan surat keterangan untuk memastikan tidak ada hukuman yang masih berlaku. Banyak perusahaan swasta juga memasukkannya ke dokumen standar penerimaan karyawan.
• Proses imigrasi dan visa. Jika Anda berencana mengajukan izin tinggal sementara atau tetap di Paraguay, atau sebaliknya beremigrasi dari Paraguay ke negara lain, Anda harus menyerahkan surat keterangan catatan kepolisian. Saat memberi izin tinggal, otoritas imigrasi biasanya meminta surat keterangan kepolisian dari negara tempat tinggal terakhir pemohon untuk beberapa tahun terakhir. Di Paraguay, dinas migrasi mewajibkan pemohon di atas usia 14 tahun menyerahkan surat keterangan, dari kepolisian dan/atau pengadilan, dari Paraguay dan dari negara asal, yang mencakup lima tahun terakhir.
• Adopsi dan perwalian. Mengadopsi anak atau mendapat perwalian mensyaratkan bukti bahwa calon orang tua atau wali tidak punya riwayat pidana. Kementerian Anak dan Remaja Paraguay mencantumkan dalam dokumen bagi pemohon adopsi surat keterangan asli dari Kepolisian Nasional Paraguay, bersama surat setara dari pengadilan. Dokumen ini menegaskan bahwa calon orang tua angkat tidak pernah dituntut pidana.
• Mendaftarkan organisasi dan mendapat izin. Mendaftarkan jenis organisasi tertentu (misalnya yayasan amal atau perusahaan keamanan) bisa mensyaratkan surat keterangan dari para pendirinya. Begitu juga, izin untuk profesi tertentu, seperti advokat, notaris, atau penyelidik swasta, menjadikan surat ini syarat wajib yang menegaskan pemohon tidak punya catatan pidana.
• Transaksi keuangan dan perbankan. Dalam sebagian kasus bank bisa meminta nasabah menyerahkan surat keterangan saat membuka rekening atau memberi pinjaman besar, terutama bagi bukan penduduk. Misalnya, membuka jenis rekening tertentu di bank Paraguay bisa mensyaratkan surat keterangan, dari kepolisian atau pengadilan, bagi semua orang di atas usia 14 tahun. Ini langkah kehati-hatian dalam pemeriksaan nasabah.

Siapa yang bisa mendapat surat keterangan catatan kepolisian?

Siapa pun yang memegang dokumen identitas resmi Paraguay, yaitu kartu identitas, bisa mendapat surat ini. Ini mencakup warga Paraguay maupun penduduk asing. Jika warga asing tinggal di Paraguay secara sah dan sudah mendapat dokumen identitas lokal, prosedurnya sama dengan bagi warga negara.

Bagi anak di bawah 18 tahun, surat diterbitkan dengan kehadiran orang tua atau wali. Menurut aturan Departemen Identifikasi, pemohon di bawah umur harus datang mengambil surat bersama orang tua atau wakil hukumnya. Surat keterangan biasanya diperlukan mulai usia 14 tahun, usia ketika instansi terkait mulai memperhitungkan catatan pidana saat dokumen diserahkan untuk berbagai prosedur.

Jika pemohon tidak bisa mengajukan sendiri, misalnya karena sakit berat atau sedang di luar negeri, ia tetap bisa mendapat surat ini. Dalam kasus seperti itu hukum membolehkan permintaan diajukan lewat kuasa. Kerabat dekat (orang tua, anak dewasa, saudara kandung, pasangan) atau wakil resmi bisa meminta surat itu asalkan memegang kuasa tertulis dari pemohon yang disahkan dengan benar. Misalnya, orang yang berada di luar negeri bisa memberi kuasa kepada kerabat di Paraguay untuk mengajukan atas namanya. Salinan dokumen identitas pemohon dan bukti keadaan khusus (surat keterangan dokter atau sejenisnya) juga diperlukan.

Setelah permintaan diajukan, surat yang sudah jadi bisa diambil pemohon atau kuasanya (jika kuasa sudah diberikan). Pengambilan mensyaratkan bukti penerimaan permohonan. Jika bukti itu hilang, surat hanya bisa diserahkan kepada pemohon sendiri, dengan menunjukkan laporan polisi tentang hilangnya bukti penerimaan.

Cara mendapat surat keterangan catatan kepolisian

1. Mengajukan permohonan

Ada dua cara utama meminta surat keterangan lokal di Paraguay: langsung (luring) atau lewat internet (daring).

• Langsung. Datangi kantor Departemen Identifikasi kepolisian di wilayah Anda. Kantor pusatnya di Asunción, dan ada cabang daerah (kantor besar di San Lorenzo, Ciudad del Este, dan tempat lain). Pemohon harus membawa kartu identitas yang berlaku. Di tempat Anda mengisi permohonan singkat atau memberikan data Anda kepada petugas polisi untuk dicari di basis data. Lalu Anda membayar biaya yang ditetapkan, biasanya di kasir kantor itu atau di bank (dengan kuitansi). Sebagian kantor memakai sistem antrean elektronik, tetapi umumnya dilayani menurut urutan kedatangan. Waktu prosesnya minimal: surat biasanya siap dalam beberapa menit dan diserahkan kepada pemohon pada kunjungan yang sama. Dengan kata lain, prosesnya sangat cepat: Anda cukup menunggu giliran, membayar biaya, dan surat dicetak hampir seketika.
• Daring lewat portal layanan pemerintah. Pemerintah Paraguay meluncurkan portal daring tempat warga bisa mendapat banyak dokumen dari jauh. Untuk memesan surat keterangan secara daring Anda butuh akun identitas elektronik di portal itu. Pendaftaran umumnya tersedia bagi pemegang kartu identitas Paraguay (verifikasi identitas bisa dilakukan di pusat layanan atau dengan kartu identitas elektronik). Setelah masuk, pilih layanan surat keterangan catatan kepolisian dan isi formulir permohonan daring. Biaya negara bisa dibayar daring dengan beberapa cara, seperti kartu bank, perbankan daring, dompet seluler, dan sebagainya, karena portal menyediakan beberapa metode pembayaran terpadu. Setelah pembayaran berhasil, sistem otomatis membuat surat Anda dalam bentuk elektronik. Anda bisa mengunduh dan mencetaknya sendiri. Surat elektronik memuat kode verifikasi atau kode QR, jadi sering bahkan tidak perlu cap: mencetak atau meneruskan versi elektroniknya sudah cukup. Banyak lembaga di Paraguay menerima surat elektronik tanpa versi kertas asli. Meski begitu, sebaiknya cek syarat organisasi tujuan Anda, karena sebagian mungkin secara khusus meminta versi kertas bercap.

2. Mengambil dokumen yang sudah jadi

Jika Anda mengajukan langsung, surat asli diserahkan di tempat, di kantor polisi. Bentuknya lembar A4 dengan lambang negara, data Anda, dan tanda tangan pejabat yang bertanggung jawab. Pesanan daring menghasilkan berkas PDF bertanda tangan digital. Anda bisa mencetaknya; jika mau, cetakannya bisa dicap di kantor polisi, meski biasanya tidak perlu.

Dokumen yang diperlukan untuk surat keterangan catatan kepolisian

Untuk meminta surat keterangan dalam kasus biasa, hanya dibutuhkan dokumen minimal:

• Dokumen identitas. Tunjukkan kartu identitas nasional asli yang berlaku saat permintaan. Jika mengajukan daring, data dokumen harus sudah terhubung dengan akun elektronik Anda.
• Permohonan atau formulir. Saat mengajukan langsung, petugas mengisi formulir elektronik berdasarkan data Anda: Anda hanya perlu mengonfirmasi data dan tujuan surat. Secara daring, Anda mengisi formulir permohonan sendiri.
• Kuitansi pembayaran. Biaya negara harus dibayar sebelum surat diterbitkan. Dalam proses daring sistem mencatat pembayaran secara otomatis. Saat mengajukan langsung, biaya biasanya dibayar dulu di kasir, dan kuitansinya dimasukkan ke berkas.

Dokumen tambahan bisa diperlukan dalam kasus khusus, misalnya:

• Surat kuasa tertulis dari pemohon, jika orang lain mengurus surat atas namanya (kuasa menunjukkan surat ini kepada polisi).
• Surat keterangan dokter atau bukti lain jika pemohon tidak bisa datang sendiri karena alasan kesehatan.
• Dokumen yang membuktikan hubungan keluarga atau wewenang kuasa (jika ada kuasa): akta kelahiran untuk orang tua, kartu advokat, penetapan perwalian dari pengadilan, dan sebagainya.

Berapa lama surat keterangan catatan kepolisian berlaku?

Surat keterangan umumnya berlaku 90 hari (tiga bulan) sejak tanggal terbit. Meski formulirnya sendiri mungkin tidak mencantumkan masa berlaku secara resmi, sebagian besar lembaga hanya menerima surat terbaru yang diterbitkan paling lama tiga bulan sebelum diserahkan. Aturan ini diterapkan sangat ketat bagi warga asing, yang suratnya diakui berlaku tiga bulan. Setelah tiga bulan Anda bisa meminta surat baru jika perlu.

Memakai surat keterangan di luar Paraguay

Jika Anda berencana memakai surat keterangan di luar Paraguay, misalnya menyerahkannya ke kedutaan negara lain, pemberi kerja asing, atau otoritas imigrasi, surat itu harus dilegalisasi (diberi apostille). Paraguay peserta Konvensi Apostille Den Haag, jadi prosedurnya sebagai berikut:

• Legalisasi oleh instansi Paraguay yang berwenang. Pertama, dokumen asli harus disahkan lembaga berwenang di dalam negeri. Untuk surat keterangan catatan kepolisian biasanya Kementerian Dalam Negeri atau Departemen Identifikasi sendiri, yang bisa mengonfirmasi tanda tangan dan cap pejabat polisi. (Untuk surat keterangan catatan pidana yang diterbitkan lewat sistem peradilan, Anda harus ke gedung Mahkamah Agung, tempat kantor legalisasi membubuhkan capnya.) Langkah legalisasi internal ini wajib sebelum kementerian luar negeri bisa mengesahkan dokumen.
• Apostille dari Kementerian Luar Negeri Paraguay. Setelah pengesahan internal, dokumen diserahkan ke Kementerian Luar Negeri, yang membubuhkan cap apostille. Apostille menegaskan bahwa dokumen itu resmi dan bisa diakui di negara lain peserta Konvensi Den Haag. Lembaga asing lalu bisa memeriksa keaslian surat itu.

Perlu dicatat, surat elektronik yang didapat lewat portal harus dicetak dan dilegalisasi untuk dipakai di luar negeri. Tanda tangan digital diakui di dalam negeri, tetapi otoritas asing biasanya meminta dokumen kertas dengan apostille. Dalam sebagian kasus mungkin perlu terjemahan surat yang dinotariskan ke bahasa yang diminta, jika pihak penerima tidak menerima dokumen berbahasa Spanyol.

Surat keterangan catatan kepolisian lokal Paraguay adalah dokumen yang diperlukan untuk banyak prosedur. Berkat sistem elektronik, mendapatkannya cepat dan mudah: yang Anda butuhkan hanya dokumen identitas Paraguay.

Selalu andalkan informasi yang terverifikasi dan panduan resmi saat menyiapkan dokumen Anda.

Pertanyaan umum